Mengelola Event yang cukup besar sungguh merupakan suatu pengalaman yang berharga. Banyak pengalaman baru mengelola eventnya, seperti pada reuni akbar ikatan alumni STMIK Dipanegara hari sabtu tanggal 29 September 2012 di D’Liquid Clarion Hotel and Convention beberapa waktu lalu.
Persiapannya praktis Sejak Januari 2012 lalu atau 8 bulan. Panitia sudah mulai bergerak, mendiskusikan kemungkinan event ini bisa terlaksana dengan baik. di awal persiapan banyak ide yang muncul seperti tempat pelaksanaan, jadwal acara, komposisi panitia sampai proposal, sponsor, baliho, spanduk dan calon peserta.
Beberapa dinamika yang muncul selama persiapan sedikit banyak mempengaruhi jalannya rapat. Disinilah panitia berproses dan menjelma menjadi Tim yang kuat, hambatan dijadikan tantangan dan alhamdulillah satu per satu dapat diatasi. Kekhawatiran utamanya adalah support dana. Karena Kepengurusan IKADIPA praktis tidak mempunyai sumber dana, melainkan patungan dari para anggotanya pada setiap rapat.
Pada minggu-minggu terakhir akhirnya Panitia dan Pengurus mendapat jalan. Alhamdulillah Pengelola mengabulkan permintaan kami untuk memasukkan iuran wisudawan sebesar 50.000 per orang. Proses terus berlanjut, tantangan selanjutnya adalah bagaimana event ini diikuti oleh sebanyak-banyaknya alumni.
Panitia memiliki data alumni yang cukup banyak, selain itu melalui pertemanan dan jejaringan alumni aktif yang sering bertemu didapatlah sejumlah nama dalam daftar alumni yang cukup peduli. Selain itu peserta paling banyak datang dari alumni baru, karena iuran wisudawan sekaligus menjadi tiket masuk. Alhamdulillah yang datang paling banyak dari mereka yang baru lulus.
Pada hari-H Eventnya berjalan lancar seperti yang diperkirakan. satu per satu acara selesai yaitu : Sepatah kata dari ketua panitia, ketua ikadipa, penyerahan award, standup comedi, tanya jawab dan sharing ide peserta sampai penampilan apik Adi ex Naff yang menghibur peserta.
Secara keseluruhan hasil yg langsung terasa saat reuni akbar ini adalah :
- Terjalinnya kebersamaan sesama alumni.
- Terkumpulnya ide dan aspirasi alumni yang sempat menyampaikan secara langsung.
- Terlihatnya kepedulian alumni terhadap almamater terutama kepada teman2 yang datang khusus ke makassar dari luar kota untuk mengikuti reuni ini.
Utk ukuran pertemuan alumni. Reuni ini yg terbesar dalam jumlah, komitmennya untuk hadir sudah jauh lebih bagus. Tidak sia-sia panitia bekerja keras untuk mewujudkan event ini.
Dibalik event ini terdapat Tim yang sangat berperan. Dapat saya sebut satu per satu seperti Pak Hayat (Pak Ketua Panitia yang super sibuk), Ai (Sekjend ikadipa yang punya banyak inisiatif), Edi (pengurus merangkap panitia yang menyediakan tempatnya sebagai sekretariat), Sri Hartati (Bendahara dan pengurus yang aktif dalam rapat2 panitia), Nash (spesialis fotografer dan panitia yang terjun langsung di setiap pertemuan), Pablo dan Iful (duet maut yang bekerja keras melobi Clarion, Mendesain Media Informasi seperti Proposal, Tiket, Baliho, Spanduk, arranger jalannya acara dan yang melobi Adi exNaff). Nuzul dan Yanti (yang selalu datang disetiap pertemuan, berperan besar membantu penjualan tiket).
Terima kasih pada kita semua terumata teman2 yang telah menjadi panitia, pengurus, peserta serta alumni yang belum sempat datang karena berhalangan. Mudah-mudahan event selanjutnya dapat lebih baik lagi. Saran teman2 melalui FB, SMS maupun telp sangat kami apresiasi. Sampai jumpa di event selanjutnya.