Resha. (dipublikasi koran tribun-timur, www.tribun-timur.com)
Istilah Content Management System (CMS) saat ini banyak disebut-sebut praktisi dalam dunia Web Desain. Sistem ini cukup banyak membantu pekerjaan seperti menentukan letak posisi berita, menambah atau mengurangi fitur, desain layout web sampai mengisi artikel dan berita. Dahulu membangun website hampir selalu mengandalkan satu dua orang saja mengerjakan segala sesuatunya mulai dari merancang desain layout, coding program sampai mengisi website dengan informasi. Dengan CMS sudah tidak perlu lagi memikirkan semuanya. Pemilik website dapat fokus memikirkan isinya saja.
Menambah dan mengelola isi website dapat dilakukan oleh siapa saja yang diberi hak oleh Administrator, CMS bahkan dapat digunakan oleh orang yang tidak cukup mengerti pemrograman teknis. Menambah, mengubah atau menghapus isi website secara langsung dapat dilakukan tanpa mengetik script pemrograman, Perubahan isi website dapat dilakukan melalui internet dengan mudah, cepat dan tanpa menginstall software apapun atau memiliki kemampuan teknis bahasa pemrograman tertentu. Ini berarti bahwa masalah yang dihadapi oleh webmaster seperti memasukkan atau mengubah satu persatu isi atas permitaan pemilik website sudah tidak diperlukan lagi.
CMS tidak dibatasi oleh jumlah halaman, gambar dan teks. Content Management yang baik biasanya dilengkapi dengan daftar keanggotaan user, biasanya untuk modul-modul tertentu seperti download, gallery atau informasi untuk kalangan tertentu oleh pengelola website mengharuskan setiap user untuk mendaftar sebagai anggota. Selanjutnya user akan mendapat password dari email yang didaftarkan melalui registrasi user. Proses selanjutnya system akan mengautentikasi nama dan password user. Fasilitas lain yang sering ditemui dalam Content Management System adalah pembuatan bulletin dan fungsi publishing, sistem ini sering kita jumpai dalam bentuk newsletter atau forum tertentu.
Sistem lain yang sering mendapat perhatian luas dari komunitas pengembang software CMS adalah masalah keamanan dan sistem approval, bugs dapat saja ditemukan setelah versi stabil di publikasi untuk selanjutnya akan ‘ditambal’ oleh developer. Pengelolaan alamat email, statistik website, obyek produk yang ingin disampaikan dan tampilan website juga termasuk fungsi yang sering ikut dalam satu paket software CMS. Kecenderungan yang sering terlihat pada komunitas pengembang Free Software CMS adalah perhatian lebih pada bentuk tampilan website yang semakin hari semakin tampak profesional. Modul lain seperti Component atau module perkembangannya tidak secepat modul template atau themes.
Secara sederhana dapat disebut bahwa Content Managent System adalah sistem yang mengelola seluruh isi dan tampilan. Pengertian yang lebih mendalam tentang CMS itu sendiri dijelaskan sebagai suatu alat atau gabungan dari alat yang efisien, efektif dan memudahkan pembuatan halaman web menggunakan sistem pengelolaan isi website. Dapat dikatakan bahwa CMS adalah suatu alat yang dapat memusatkan kemampuan teknis dan menyebarkan kemampuan non teknis kepada anggota tim untuk membuat, mengubah, mengelola dan mem-publish sejumlah isi website seperti teks, gambar, animasi, suara dll dengan aturan, proses dan alur kerja yang sudah baku sehingga website dapat terlihat sesuai keinginan
Keuntungan Menggunakan CMS
Beberapa waktu lalu ketika website dibuat hanya oleh satu webmaster saja, cukup mudah untuk membuat beberapa halaman website statis. Seiring berjalannya waktu fungsi website berkembang menjadi fasilitas untuk menampilkan brosur elektronik dan menyebabkan meningkatnya penggunaan intranet, ekstranet juga internet. Pertukaran informasi internal dan eksternal organisasi telah mengubah wajah dunia internet sejak itu.
Teknologi dan metode lama untuk membangun halaman web tidak hanya menghabiskan banyak waktu tetapi juga tidak efisien dan memakan biaya yang besar. Contohnya, mengubah kata pada halaman web dengan metode lama harus dilakukan oleh seseorang yang mengerti HTML. Proses ini bukan hanya menghambat seluruh pembuatan informasi dan isi oleh webmaster tapi juga tidak efektif karena banyak waktu yang terbuang. Bandingkan dengan CMS yang dapat mengubah apapun hanya melalui halaman administrator.
Keinginan meningkatkan jumlah informasi dalam website dan kebutuhan untuk menggabungkan sistem menjadi lebih besar dan kompleks kedalam proses web publishing telah mengubah situasi ini menjadi suatu kesimpulan bahwa pengelola website tidak lagi dapat menampung permintaan yang terus meningkat. Mereka akan kewalahan dengan permintaan yang tiada habisnya.
Situasi ini tidak berbeda jauh dengan keadaan di tahun 60-an ketika kita masih menggunakan mesin ketik untuk membuat dokumen. Kenyataannya setelah itu menyebabkan dibuatnya sistem pengolah kata. Dengan situasi yang sama, akhirnya banyak yang menyadari bahwa CMS medatangkan banya keuntungan. Perusahaan yang tidak memilih untuk mempelajari teknologi baru ini akan menyesal dan ketinggalan (sama seperti dulu ketika banyak yang enggan mempelajari sistem pengolah kata dibanding menggunakan mesin ketik manual). Websitenya akan menjadi terhambat, ketinggalan berita dan jarang ter-update. Efeknya terlihat ketika pengunjung tidak lagi mau mengakses website dengan informasi yang sama. Dunia insan Webmaster atau tim website menjadi alternatif cara untuk mememasukkan informasi kedalam website.